Jaarverslag

De Stichting Senioren Activiteiten Haarlem is opgericht op 18 januari 2017.

Jaarverslag 2023

  • Voorwoord
  • Samenvatting
  • Organisatie
  • Activiteiten
  • Dienstverlening en belangenbehartiging
  • Financiële verantwoording
  • Vooruitblik
  • Afsluitend

Voorwoord

Stichting Senioren Activiteiten Haarlem is gericht op het bevorderen van de ontwikkeling en onderlinge contacten van senioren door het aanbieden van activiteiten. We zijn heel succesvol en groeien gestaag. De activiteiten, georganiseerd onder de naam Seniorenclub Haarlem, spreken de mensen aan. Er zijn ruim dertig ontmoetingsmomenten per maand.

We worden goed gevonden op internet want bij de zoektermen ‘haarlem’, ‘senioren’ of ‘ouderen’ en ‘activiteiten’ staan we bovenaan. Onze nieuwsbrief wordt gelezen door onze donateurs en ook door ruim driehonderd belangstellenden.

We werken samen met Verhalenhuis Haarlem (maandelijkse themalunches) en geven informatie over elkaars activiteiten. Nabestaandenzorg en SportSupport hebben een ook vaste rubriek in onze nieuwsbrief.

Tevens zijn we bekend bij de gemeente en hun sociale instellingen. Als er ontwikkelingen zijn, worden we benaderd om mee te denken.

Financieel zijn we gezond.

Samenvatting

Stichting Senioren Activiteiten Haarlem bestaat nu zeven jaar en groeit gestaag: in 2023 zijn er 32 donateurs bijgekomen. We hebben een maximum aan het aantal donateurs gesteld: 275. In november hebben we het aspirant-lidmaatschap ingesteld. Aspiranten mogen dan aan een beperkt aantal activiteiten meedoen. Het aantal aspirant-donateurs is 25. De rest van de aanmelders komen op de wachtlijst.

De nieuwe donateurs sluiten zich aan omdat ze graag meedoen aan georganiseerde groepsactiviteiten. Hiervoor hebben we wel voldoende vrijwilligers nodig. Dit jaar hebben we negen nieuwe vrijwilligers mogen verwelkomen.

De frequentie van de fietsgroep is van twee keer per maand naar elke week gegaan..

De jaarlijkse evenementen zijn gebleven: tweemaal een bustocht, Lenteviering, Zomer-BBQ, Internationale Ouderendag en Kerstlunch.

Om activiteiten verantwoord te kunnen begeleiden hebben we een maximaal aantal deelnemers per activiteit bepaald. Indien er meer belangstelling is, wordt een activiteit, indien mogelijk, dubbel uitgevoerd.

Door de donaties en sponsorgelden hebben we dit jaar budget-neutraal gedraaid. Tevens hebben we nog een bedrag over van onze prijs gewonnen bij het RTL4-programma Weet ik veel … in 2020.

Organisatie

Stichting Senioren Activiteiten Haarlem

Op 18 januari 2017 is de Stichting Senioren Activiteiten Haarlem opgericht bij notariële akte. De doelstelling luidt: “Het bevorderen van de ontwikkeling en onderlinge contacten van senioren door het aanbieden van activiteiten. Dit geschiedt onder meer door het initiëren en stimuleren van activiteiten op sociaal-cultureel gebied en in het kader van leven-lang-leren en bewegen.”

De activiteiten organiseren we onder de naam Seniorenclub Haarlem.

Bestuur en vrijwilligers

De Stichting Senioren Activiteiten Haarlem draait op vrijwilligers.

Het bestuur bestaat uit vijf leden:

  • Hans Riemens: voorzitter; belangenbehartiging
  • Karin Faase: secretaris-penningmeester; interne en externe contacten
  • Paula Blom: bestuurslid; coördinator activiteiten Seniorenclub Haarlem
  • Ruud Divendal: bestuurslid; Belasting Collectief Haarlem
  • Liohra Meesters: bestuurslid; Lief en Leed

Naast hun bestuurstaken zetten zij zich ook in om activiteiten te begeleiden zoals Filmgroep, Jeu de Boules, koffiedrinken en themalunches. Tevens organiseert het bestuur de jaarlijkse evenementen: tweemaal een bustocht, Lenteviering, Zomer-BBQ, Internationale Ouderendag en Kerstlunch.

De bestuursleden zijn tweemaal uit eten geweest als bestuursvergoeding.

In het kader van de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) hebben we in 2021 het bestuurlijk proces en het financieel beleid opgesteld. Dit jaar hebben we dat geëvalueerd, aangepast en opnieuw vastgesteld.

Wij houden ons aan de Europese Privacywetgeving (AVG). Iedere vrijwilligers heeft een geheimhoudingsverklaring getekend. Wij garandeerden onze donateurs en deelnemers dat wij zorgvuldig met hun gegevens omgaan, deze veilig bewaren en niet ongevraagd delen met derden.

Er zijn naast de bestuursleden nog ruim veertig vrijwilligers. Zij zetten zich in om activiteiten te organiseren en te begeleiden. Dit jaar hebben we negen nieuwe vrijwilligers mogen begroeten en van drie afscheid genomen. We hebben een Verklaring inzet vrijwilliger ontwikkeld waarin de rechten en plichten van de vrijwilliger verwoord zijn. Een belangrijk punt hierin is de actieve begeleiding. Wij zijn er trots op deze vrijwilligers in onze club te hebben en hopen dat zij zich nog lange tijd willen blijven inzetten.

Tweemaal heeft het bestuur een vrijwilligersbijeenkomst georganiseerd. In het voorjaar was dat een lunch en borrel met een groot gezelligheidsgehalte. Hiervoor werden ook de negen belastinginvulhulpen uitgenodigd. In het najaar was het een werklunch waarin de ervaringen en ontwikkelingen werden gedeeld.

De vrijwilligers kregen in juni hun jaarlijks vergoeding afhankelijk van hun activiteit.

Donateurs en aspirant-donateurs

Om mee te doen aan de activiteiten van de Seniorenclub Haarlem dient men donateur te zijn. Eind 2023 stond de teller op 275 donateurs waaronder 32 nieuwkomers!

Natuurlijk zijn er ook donateurs afgevallen. Redenen daarvoor waren: overlijden, achteruitgang gezondheid, tijdgebrek door verplichtingen of andere activiteiten, geen aansluiting bij belangstelling.

Nieuwe donateurs sluiten zich aan omdat ze mee willen doen aan de activiteiten. De druk op de organisatie (met name de vrijwilligers die de activiteiten organiseren en begeleiden) neemt daardoor toe.

Het bestuur handhaafde het maximum aantal donateurs van 275. Daarboven komen belangstellenden op de wachtlijst. De eerste 25 personen op de wachtlijst hebben we in november aangeboden om aspirant-donateur te worden. Zij mogen deelnemen aan de activiteiten waarvoor geen maximum aantal is ingesteld zoals koffie drinken, wandelen, fietsen, jeu de boules, de filmgroep en de thema-lunches. Van de 28 personen op de wachtlijst hebben 25 hierop positief geantwoord. Aspirant-donateurs worden donateur wanneer een donateur opzegt.

In november hebben we een middag georganiseerd voor nieuw donateurs. Er waren 18 deelnemers. We hebben ze welkom geheten met koffie met gebak, een hapje en een drankje. Ze hebben vragen beantwoord over hun ervaringen met de Seniorenclub en deze hebben we verwerkt in onze aanpak.

We hebben een lijst bijgehouden (Lief en Leed) van chronisch cq ernstig zieken, belden op, stuurden beterschapskaartjes en hebben vinger aan de pols gehouden.

Activiteiten

Elke week organiseren onze vrijwilligers diverse activiteiten op vier verschillende gebieden:

  • Onderlinge contacten: koffieochtenden, samen uit eten, vieren feestdagen
  • Sociaal-cultureel: bezoek musea, culturele uitjes, stadswandelingen, dagtochten, filmmiddagen
  • Leven-lang-leren: voorlichting, lezingen
  • Bewegen: wandelen, fietsen, Jeu de Boules

Per maand nemen ruim 150 mensen deel aan de activiteiten wat neerkomt op een gemiddelde van 18 deelnemers per activiteit. Museumbezoek is zo populair dat deze activiteit regelmatig dubbel wordt uitgevoerd. Bij Jeu de Boules komen elke keer rond de 30 deelnemers.

Voor een deel van de activiteiten besloten we een maximum aantal deelnemers. Donateurs dienen zich van te voren aan te melden. Er worden deelnemerslijsten bijgehouden. Bij te veel aanmeldingen wordt bepaald wie mee mag (op basis van aantal keren al mee geweest). Per groep zijn er twee begeleiders aanwezig.

Koffie drinken, wandelen, de film op dinsdag en Jeu de Boules kennen geen aanmeldplicht of maximum aantal deelnemers.

De jaarlijkse activiteiten waren geslaagd. De Lenteviering is bezocht door 81 donateurs. Als entertainment was er een luchtdirigent.

De bustocht in april ging naar naar Rotterdam waar we koffie dronken in het UFO-restaurant en de rest van de dag doorbrachten op de Maasvlakte met een lunch, film en rondrit met gids. De bustocht in september ging naar Friesland en vaarden we van Sneek naar Drachten met veel informatie onderweg. Beide tochten waren vol (50 deelnemers). De Zomer-BBQ hebben we gehouden op een nieuwe locatie: Meijer aan Zee. Op een druilirige dag zaten we met zeventig deelnemers in een eigen ruimte heerlijk te eten.

De Internationale Ouderendag was op 2 oktober in de grote zaal van het Verhalenhuis. Een optreden van de band More City Project maakte deze viering heel bijzonder. Er waren 84 deelnemers en 7 bandleden.

De Kerstlunch was als vanouds weer bij PUK (Jeu de Boules). Een warme driegangenlunch en een jazz-combo zorgden voor een geslaagd samenzijn met 62 deelnemers want helaas waren er acht ziek.

Nieuwe ontwikkelingen

De fietsgroep is vanaf september wekelijks gaan fietsen. Elke tocht wordt begeleid door twee vrijwilligers die om de week meegaan. Begin september hebben we fietsinstructie laten geven door trainers van de fietsersbond. Dit is voor herhaling vatbaar. Aan het eind van het jaar hebben we besloten om de begeleiders veiligheidhesjes te laten dragen. Hierdoor is de groep beter herkenbaar en houdt het overige verkeer wat meer rekening met de fietsers. Ook raden we aan een fietshelm te dragen.

Communicatie

Elke maand op de 25ste verschijnt onze digitale nieuwsbrief (647 lezers) die ook op onze website wordt geplaatst. Vier vrijwilligers houden zich hier intensief mee bezig.

Interne communicatie wordt vanuit de Seniorenclub gedaan.

Externe communicatie wordt uit naam van de Stichting gedaan.

Promotie

We hebben een brochure (in drieën gevouwen A4) met daarop in hoofdpunten onze doelstellingen en activiteiten. Deze brochure gebruiken we op bijeenkomsten en leggen we neer bij plaatsen waar veel senioren komen. We gebruiken regelmatig onze twee spandoeken en de banner. De brochure is dit jaar aangepast aan de ontwikkelingen.

Onze website is goed te vinden. Hierdoor komen nieuwe donateurs binnen en krijgen we contact met andere organisaties.

Dienstverlening en belangenbehartiging

Dienstverlening

Op vragen van donateurs verwijzen we door naar het sociaal wijkteam, het gemeenteloket of andere dienstverleners. Wij lossen zelf geen problemen op. Deze informatie is ook op onze website te vinden.

Belastingen

Belasting Collectief Haarlem helpt een klein aantal van onze donateurs bij het invullen van de aangifte Inkomstenbelasting en aanvragen van Toeslagen.

Belangenbehartiging

Lokale belangenbehartiging doen we in samenwerking met andere (senioren)organisaties en de Gemeente Haarlem. Hier hebben weinig activiteiten plaatsgevonden.

Daarnaast is onze voorzitter betrokken bij ROCOV (Regionaal Overleg Consumentenbelangen Openbaar Vervoer).

Financiële verantwoording

Stichting: de stichting heeft twee inkomensbronnen, te weten sponsoren en donateurs.

Dit jaar hebben we sponsoring van het Hofje Codde & Van Beresteyn gekregen voor de Lenteviering en de Kerstviering. We hebben een bijdrage van 275 donateurs gekregen. De aspirant-donateurs betaalden in 2023 nog niets en vanaf 2024 de volledige donatie.

Uit deze middelen betaalden we de organisatiekosten zoals website en bank, vrijwilligers, evenementen en extra kosten van activiteiten.

Eind juni hebben we de vrijwilligers een kleine vergoeding kunnen betalen voor hun onkosten afhankelijk van de activiteit die ze organiseren.

Sponsorgeld is eenmalig en moet elke keer opnieuw aangevraagd worden. Hierop kun je als organisatie dus niet rekenen. Daarom zijn we blij met de vele donateurs. Zij maken het ons mogelijk om van de stichting financieel een succes te maken.

Seniorenclub: de meeste activiteiten zijn kostendekkend en worden door de deelnemers per keer betaald. In bijzondere gevallen draagt de stichting een deel van de kosten.

Dit jaar hebben we het boekhoudpakket Minipak gekocht en in gebruik genomen. Dit scheelt veel tijd en levert makkelijk veel inzicht op.

Vooruitblik

We zitten aan onze limiet qua donateurs (275) en willen niet verder groeien. Nieuwe aanmeldingen komen op de wachtlijst. Hiervan kunnen 25 personen aspirant-donateur worden. De donatie voor 2024 blijft € 27,50.

In 2024 gaan we door met het optimaliseren van ons activiteitenprogramma en de afstemming op het aantal deelnemers. Bij activiteiten die aan een maximaal aantal deelnemers gebonden zijn, hanteren we toewijzing. We zijn constant op zoek naar nieuwe vrijwilligers.

Elke maand blijft de nieuwsbrief uitkomen. Ook op de website staan de laatste nieuwtjes.

Als we projecten hebben die in aanmerking zouden kunnen komen voor een sponsorbijdrage, zullen we die zeker aanvragen.

In 2027 bestaan we tien jaar en dat willen we vieren. Hiervoor zullen we vanaf 2023 elk jaar geld reserveren.

Afsluitend

We zijn bestuurlijk en financieel gezond. Samen met de vrijwilligers, donateurs en sponsoren zullen we van 2024 ook een succesvol jaar maken!